As empresas em geral, particularmente no setor de comércio e serviços, têm muito a ganhar com os cartões de crédito e débito, tanto como portadoras ou usuárias quanto, por outro lado, como recebedoras ou beneficiárias.
Nesse sentido, a Credicitrus tem ido além de disponibilizar aos cooperados que possuem negócios cartões selecionados por suas boas funcionalidades. Tem sido uma parceira permanente de cada associado na gestão financeira de seu empreendimento. O texto a seguir busca cumprir essa finalidade e está alinhado à sua filosofia tradicional: uma cooperativa forte se faz com cooperados fortes.
Vantagens do cartão corporativo
Na condição de portadoras ou usuárias, as organizações em geral têm muito a ganhar com o cartão empresarial, que transforma despesas dispersas em dados financeiros organizados, tornando mais fácil o planejamento, o controle e a prestação de contas.
São quatro as principais vantagens proporcionadas pelo bom uso dos cartões:
- Centralização de despesas: compras de materiais e combustíveis, gastos com viagens, alimentação, assinaturas, serviços digitais, manutenção e outras despesas podem ser concentradas no cartão, reduzindo pagamentos pulverizados.
- Organização por seções, departamentos ou centros de custo: os cartões podem ser atribuídos a funcionários, áreas específicas, filiais ou determinadas finalidades; os registros das transações facilitam a conferência das despesas e a identificação de gastos fora da política da empresa; por fim, as informações financeiras são rastreáveis, com data, estabelecimento e valor de cada transação ajudando a construir um histórico das despesas, útil não só para a elaboração com maior precisão de balancetes mensais, mas também para auditorias futuras.
- Gestão do fluxo de caixa: a empresa consegue conhecer antecipadamente a data de vencimento da fatura e programar os recursos necessários; funcionários que fazem viagens ou compras em nome da empresa podem utilizar o cartão, dentro de limites autorizados, diminuindo adiantamentos e processos de reembolso; e o prazo entre as compras e o pagamento da fatura pode ajudar a administrar o caixa, desde que a empresa tenha recursos para quitar integralmente o valor apurado.
- Integração com a gestão financeira: os dados das faturas podem auxiliar o trabalho contábil e financeiro e a análise dos custos por período.
Como regra geral, deve-se observar que o limite disponível não significa dinheiro disponível. O cartão pode melhorar a gestão do caixa, mas não deve ser utilizado para mascarar falta estrutural de capital de giro.
Cuidados com cartão corporativo
Uma recomendação básica, ao adquirir um cartão corporativo, é que a empresa defina, como primeiro passo, uma política de utilização: Quem está autorizado a usar o cartão? Para que tipo de despesa? Quais despesas devem ter autorização prévia? Qual o limite para cada usuário? Isso tudo deve estar atrelado ao limite total do cartão, que deve ser compatível com a capacidade financeira da empresa e suas necessidades reais.
As despesas pessoais e empresariais não podem ser misturadas. Essa é uma regra básica. O cartão corporativo deve ser utilizado exclusivamente para finalidades relacionadas à empresa. Esse cuidado deve ser tomado, em especial, pelos sócios da empresa, que muitas vezes jogam despesas pessoais na conta da organização.
O acompanhamento contínuo do extrato do cartão é outro cuidado fundamental. Esperar o vencimento para descobrir quanto foi gasto elimina boa parte do benefício proporcionado pelo instrumento.
O pagamento integral da fatura é outra medida indispensável, pois o crédito rotativo, que tem sido uma das causas do descontrole financeiro de pessoas físicas, pode causar efeitos igualmente danosos a pessoas jurídicas.
Um cuidado que não pode ser negligenciado é o relativo à segurança, que deve fazer parte da política, incluindo regras para uso de senhas, códigos de autenticação e proteção de dados do cartão. Isso também deve incluir procedimentos recomendados para perda, roubo ou uso indevido. Quanto mais rapidamente uma irregularidade for identificada e comunicada à Cooperativa ou à administradora do cartão, maior a probabilidade de limitar seus efeitos nocivos.
A outra face: cartões ajudam a vender
Da mesma forma que o cartão corporativo ajuda a empresa a organizar suas despesas, aceitar pagamentos com cartões pode ajudar a ampliar as vendas. Isso porque os clientes não precisam ter dinheiro disponível no momento da transação e podem contar com crédito, parcelamento ou outros recursos oferecidos pelo emissor. Pagar com cartão significa mais conveniência, comodidade e segurança para o consumidor.
Alguns ramos de negócios comprovadamente se beneficiam quando aceitam pagamentos com cartões de crédito (mesmo para valores muito baixos) e débito. Exemplos: varejo em geral, restaurantes e lanchonetes, prestadores de serviços, profissionais liberais, comércio eletrônico, turismo e hotelaria, oficinas e manutenção, saúde e estética, educação e empresas que trabalham com vendas de maior valor.
Alavanca para promoções
A aceitação do pagamento com cartões não precisa ser apenas um meio passivo de pagamento. Também pode ter ação ativa. Exemplos:
- Descontos para pagamento para determinadas condições (como volume de compras), desde que a operação seja economicamente vantajosa;
- Parcelamento promocional, oferecido em períodos estratégicos para estimular compras de maior valor;
- Campanhas sazonais, com aproveitamento do aumento da demanda em datas ou períodos como Dia das Mães, Dia dos Pais, Black Friday, Natal, volta às aulas ou datas específicas de cada segmento;
- Ações do tipo “comprou, ganhou”, com benefícios vinculados a determinado valor de compra;
- Cashback ou crédito para compra futura, quando a estrutura comercial permitir;
- Campanhas de fidelização, com a determinação de um volume de compras ou contratações de serviços que geram descontos, desde que economicamente vantajosos para a empresa;
- Promoções para novos clientes, com a fixação de uma condição especial para a primeira compra, o que pode reduzir a barreira de entrada;
- Combinação de produtos, com oferta de condição diferenciada para quem compra determinado conjunto de produtos ou serviços.
O cartão pode ser um forte aliado da política comercial e dos esforços de marketing de qualquer empresa, mas isso exige cuidados com planejamento e controle.
Cautela ao aceitar pagamentos com cartões
Esse ponto exige atenção: o empresário precisa olhar não só para a venda, mas para o dinheiro que efetivamente chegará ao seu caixa. Para isso, deve considerar em seus cálculos financeiros de curto, médio e longo prazos, bem como nos preços praticados para vendas parceladas: as taxas cobradas pela adquirência ou solução de pagamento, o prazo de recebimento, o custo de antecipação de recebíveis, o impacto das vendas parceladas sobre o fluxo de caixa, as eventuais devoluções, os cancelamentos e estornos, a cuidadosa conciliação entre vendas realizadas, valores recebidos e custos de reposição de estoques e a eventual necessidade de capital de giro para sustentar o intervalo entre venda e recebimento.
Todo cuidado é pouco: uma promoção pode aumentar o faturamento e, ainda assim, reduzir a margem ou pressionar o caixa. Por isso, uma boa regra é: antes de lançar uma promoção, é preciso calcular não apenas quanto pretende vender a mais, mas igualmente quanto efetivamente ganhará a mais, qual o custo total da promoção e quanto tempo levará para receber os valores correspondentes.
Segurança contra fraudes
Ao aceitar pagamentos com cartão, o lojista ou prestador de serviços deve utilizar sempre maquininha ou sistema de pagamento homologado, como o Sipag, oficialmente fornecido pela Credicitrus, conferir o valor da compra antes de concluir a transação e nunca entregar o produto apenas com base em comprovantes apresentados pelo cliente.
É importante verificar se a transação foi efetivamente aprovada no sistema, conferir eventuais alertas de segurança e manter os equipamentos e sistemas atualizados.
Também é recomendável estabelecer procedimentos para compras de valor elevado ou fora do padrão, especialmente quando houver pressa, comportamento suspeito ou divergência entre o comprador e os dados da transação.
O lojista deve evitar fornecer dados da maquininha, senhas ou informações de acesso a terceiros e jamais realizar operações solicitadas por supostos funcionários da instituição financeira sem confirmação pelos canais oficiais.
Em caso de dúvida, não conclua a venda até confirmar a autenticidade da transação.
Dois lados de um benefício significativo
Usar e aceitar o cartão de crédito e débito representa decisões diferentes, que, no entanto, fazem parte da mesma estratégia de gestão financeira.
A organização que usa o cartão corporativo de forma disciplinada consegue organizar despesas, controlar gastos e planejar pagamentos. Por outro lado, quando aceita cartões de seus clientes, amplia as alternativas de pagamento, pode facilitar a decisão de compra e criar oportunidades comerciais.
Nos dois casos, a palavra-chave é gestão: conhecer custos, estabelecer limites, acompanhar o fluxo de caixa, controlar riscos e utilizar o crédito de acordo com a capacidade financeira do negócio.
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