Com o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em 2018, as empresas brasileiras passaram por uma grande transformação. Essa legislação foi criada para oferecer mais proteção e segurança aos dados pessoais dos cidadãos, estabelecendo diretrizes claras sobre seu tratamento pelas companhias.
Diante disso, tornou-se imprescindível que as organizações estejam atentas e adotem medidas adequadas para cumprir os requisitos da nova lei a fim de evitar embaraços legais e promover a confiança e a lealdade dos clientes.
A seguir, exploraremos os cuidados necessários que as empresas devem tomar para garantir a conformidade com essa legislação tão importante. Descubra como proteger os dados de seus clientes e colaboradores.
1. Evidencie a responsabilização e a prestação de contas
Sua empresa deve demonstrar conformidade com a lei, evidenciando que medidas e procedimentos foram tomados pela organização a fim de garantir a proteção dos dados pessoais tratados.
Tais medidas incluem a manutenção de registros detalhados das atividades de processamento de dados e a implementação de recursos de segurança robustos — abordagens que veremos mais adiante.
2. Realize treinamentos periódicos
Capacitar a equipe sobre a LGPD e suas diretrizes é fundamental para garantir a conformidade e a proteção dos dados pessoais dentro da organização. Ao promover uma cultura de conscientização e conhecimento sobre a legislação de proteção de dados, é possível reduzir o risco de violações e multas.
Nesse sentido, a capacitação da equipe deve abordar diversos aspectos da LGPD, incluindo os direitos dos titulares de dados, as responsabilidades da empresa, os procedimentos para tratamento de dados pessoais e as medidas de segurança necessárias. Além disso, é necessário fornecer orientações específicas para cada departamento ou função, adaptando o treinamento às demandas e responsabilidades de cada equipe.
Para promover essa prática de forma regular e constante, realize a reciclagem informacional, tanto para novos funcionários quanto para os existentes, a fim de garantir que todos estejam atualizados sobre as políticas e procedimentos relacionados à LGPD em empresas. Além disso, disponibilize materiais de referência, como manuais e guias, e promova discussões sobre questões relacionadas à proteção de dados.
Incentivar a participação ativa dos colaboradores, como por meio de workshops e atividades práticas, também é uma forma eficaz de promover a conscientização e o engajamento com a LGPD.
3. Crie um comitê de adequação
Forme um grupo multidisciplinar, com representantes de diferentes áreas da empresa, incluindo jurídico, TI, RH e gestão. O comitê deve ser liderado pelo encarregado de dados, também conhecido como DPO (Data Protection Officer), que será o principal responsável por conduzir o processo de adequação.
O comitê deve iniciar as atividades mapeando e revisando todos os processos da empresa que envolvem tratamento de dados empresariais e pessoais. Essa condição permite a identificação dos pontos que necessitam de ajustes para estar em conformidade com a LGPD. A partir disso, o comitê deve elaborar um plano de ação com as medidas a serem adotadas e os prazos para sua implementação.
Além disso, é importante criar canais de comunicação para tirar dúvidas e receber sugestões dos colaboradores. Isso pode ser feito por meio de um e-mail dedicado, um espaço no portal interno da empresa ou reuniões periódicas para essa finalidade.
Por fim, com o apoio do comitê, o DPO deve monitorar continuamente a conformidade da empresa com a LGPD, revisando e atualizando as práticas conforme necessário. Essa otimização abrange a realização de auditorias internas e a revisão das políticas e procedimentos da empresa.
4. Mapeie o fluxo de dados
Identifique e registre todas as fontes informacionais internas e externas, evitando a compra de bases de dados, pois essa prática é malvista e ineficaz. Em seguida, analise os processos de coleta, armazenamento, uso e compartilhamento dessas informações para identificar os departamentos e sistemas envolvidos.
Também é preciso classificar e categorizar os dados de acordo com sua natureza e finalidade. Além disso, avalie os riscos associados aos fluxos de dados, detectando possíveis vulnerabilidades e implementando medidas de segurança apropriadas.
Por último, atualize regularmente o mapeamento para ficar alinhado com as mudanças nos processos e na legislação.
5. Promova a comunicação transparente
Definir um método estratégico é crucial para que a troca de informações seja eficiente. Primeiro, as empresas devem fazer uma análise minuciosa de como a LGPD impacta a comunicação interna e externa, considerando os princípios e diretrizes da lei.
Depois, é fundamental elaborar planos de comunicação que abordem de forma clara e precisa as mudanças decorrentes da legislação, envolvendo tanto os colaboradores quanto os públicos externos. A transparência deve ser priorizada para comprovar que o tratamento de dados pessoais seja comunicado de maneira acessível e compreensível.
6. Busque o consentimento do titular
O pedido de consentimento precisa ser franco quanto às finalidades para as quais os dados serão utilizados. Essa abordagem pode ser feita por meio de formulários de aceite simples e objetivos, em que os clientes tenham a opção de aceitar ou recusar o compartilhamento de suas informações.
É importante respeitar a vontade dos consumidores e não solicitar o pedido de forma invasiva, como antes de enviar publicidade ou adicioná-los a grupos de WhatsApp sem autorização prévia. O consentimento deve ser conquistado de maneira voluntária e informada, respeitando a privacidade e os direitos dos titulares dos dados.
Além disso, deixe claro que o consentimento pode ser revogado a qualquer momento, e qualquer alteração no tratamento dos dados será comunicada ao titular. Além disso, ao tratar registros pessoais como condição para fornecer produtos e serviços, oriente o cliente sobre seus direitos e como exercê-los.
Mas atenção, o consentimento é apenas uma das 10 hipóteses legais de tratamento previsto no Artigo 7º da LGPD e deve ser subsidiariamente utilizado se não for possível adequar o procedimento do tratamento dos dados pessoais em outra base legal.
7. Proteja as informações coletadas e concedidas
A dica é implementar medidas de segurança robustas, como criptografia de dados, firewalls e sistemas de detecção de intrusões para identificar vulnerabilidades e garantir a conformidade com as diretrizes da LGPD.
Mantenha backups regulares para prevenir a perda total de arquivos por negligência ou ataques cibernéticos. Por fim, é importante revisar periodicamente as ações de proteção informacional para assegurar que estejam alinhadas com as exigências da legislação e as melhores práticas do setor.
8. Gerencie incidentes
Administrar ocorrências que envolvem informações empresariais e dados pessoais de clientes requer gerenciamento e ação cuidadosa. Tenha um plano de resposta a incidentes bem estruturado com procedimentos claros sobre como identificar, reportar, responder e resolver situações de segurança.
No caso de algo inesperado, a empresa deve agir rapidamente para minimizar o impacto, como a identificação do incidente, a avaliação do dano e a implementação de medidas para contê-lo. Nesse caso, é essencial informar todas as partes interessadas — público consumidor, funcionários e autoridades regulatórias —, sobre o incidente de maneira tempestiva, apropriada e precisa.
Além disso, após a resolução do problema, faça uma análise abrangente para entender a causa do incidente e detectar potenciais melhorias nos procedimentos de segurança. A empresa deve aprender com cada ocorrência para potencializar sua postura protetiva e prevenir incidentes semelhantes no futuro.
Manter um histórico situacional com as ações tomadas também é importante para documentar o processo de resposta e fornecer referências valiosas para análises pós-incidente e otimizações.
9. Controle os acessos
Essa demanda é indispensável para cumprir os requisitos da LGPD em empresas. Para isso, é preciso adotar estratégias disruptivas.
A recomendação é implementar políticas de acesso baseadas no princípio do mínimo privilégio, ou seja, garantir que os funcionários acessem apenas as informações necessárias para desempenhar suas funções. Além disso, a criptografia (mais uma vez) pode oferecer camadas adicionais de segurança digital.
Externamente, é importante estabelecer mecanismos de acesso robustos para clientes, fornecedores e parceiros, como senhas fortes e autenticação multifatorial. Sendo assim, o uso de sistemas de gestão de identidade e acesso (IAM) pode ajudar a controlar quem tem acesso a quais dados e por quanto tempo.
Uma dica é adotar tecnologias emergentes, como blockchain, para assegurar a integridade e a imutabilidade dos dados. Essa tecnologia cria registros transparentes e seguros de todo o fluxo de informações, dificultando qualquer tentativa de acesso não autorizado.
Outra estratégia é fazer o monitoramento contínuo do acesso aos dados por meio de ferramentas de análise comportamental para detectar práticas suspeitas e reagir rapidamente a possíveis violações.
10. Revise e adeque documentos e políticas de privacidade
Tenha um conhecimento pleno a respeito dos requisitos da LGPD e como eles se aplicam aos documentos existentes nas empresas. Em seguida, revise minuciosamente os documentos, identificando e removendo informações desnecessárias ou sensíveis.
Certifique-se de que as políticas sejam claras, concisas e facilmente compreensíveis para o público-alvo. Instigue a participação dos colaboradores para apontar correções e melhorias. Considere também a realização de auditorias periódicas para garantir que os documentos estejam atualizados e em harmonia com as regulamentações mais recentes.
Os cuidados com a LGPD nas empresas são essenciais para maximizar a segurança e a privacidade dos dados operacionais e de clientes. Essa melhoria é fundamental para evitar sanções legais e proteger a privacidade dos usuários.
Caso alguma companhia não tome os cuidados necessários, pode enfrentar multas, perda de confiança dos consumidores, danos à reputação e sofrer processos administrativos e judiciais. Além disso, a falta de proteção adequada dos dados pode resultar em adulterações e vazamentos, impactando negativamente a segurança das informações.
No entanto, ao adotar medidas proativas, como revisar políticas de privacidade, implementar medidas adequadas e orientar os funcionários, é possível fortalecer a confiança e demonstrar compromisso com a proteção informacional.
Agindo com responsabilidade, as empresas podem se destacar como líderes em proteção de dados, bem como construir relacionamentos sólidos e duradouros com seus clientes e parceiros de negócios.
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