Manter uma boa gestão financeira da empresa pode ser um desafio mesmo para grandes gestores. Muitos detalhes precisam ser considerados para alcançar o sucesso do negócio. É preciso manter a organização em dia para não deixar contas vencidas nem ter problemas junto aos órgão reguladores. Se mesmo especialistas em gestão podem ter dificuldades nesse setor, o que não dizer dos médicos.
Esses profissionais tão comprometidos com cuidados humanos geralmente se veem diante de uma alta carga de trabalho e não dispõem de muito tempo para se dedicarem às questões administrativas e financeiras das clínicas e consultórios. Além disso, podem não ter um amplo conhecimento sobre finanças, o que acaba levando a um controle financeiro pouco eficaz.
Pensando nos pontos mais importantes sobre esse tema, trouxemos algumas orientações essenciais para ajudar você a gerir as contas da sua clínica de forma eficiente. Confira, agora, as 6 melhores dicas sobre o assunto!
1. Tenha um bom fluxo de caixa
O primeiro passo de uma boa gestão financeira é ter um bom fluxo de caixa. É importante controlar a entrada e saída de recursos com o objetivo de realizar um planejamento eficiente.
Ao controlar a movimentação de entrada — pela receita dos atendimentos — e de saída — pela despesa com o pagamento de funcionários, fornecedores e contas —, o gestor conseguirá fazer projeções mais realistas, e realizar investimentos ou contenções, diminuindo o risco de prejuízos.
Existem algumas práticas que contribuem para ter um fluxo de caixa mais eficiente:
– limitar o acesso aos colaboradores responsáveis por lançar as informações, evitando erros ou manipulação dos valores;
– lançar todas as informações financeiras, incluindo as contas fixas e os gastos esporádicos;
– organizar o fluxo por receitas e despesas;
– determinar uma data para verificação do fluxo, com intervalo de tempo predefinido, como semanal, quinzenal ou mensal;
– utilizar softwares de gestão para tornar o fluxo mais automatizado, evitando erro humano no processo.
2. Separe as contas a pagar e receber
Seguindo a recomendação de manter um bom fluxo de caixa, vemos a importância de separar as contas a pagar e receber. Uma dica importante nesse sentido é fazer uso de planilhas de controle com o objetivo de manter o registro de todas as transações.
Ao controlar essas contas, é possível separar o que entra do que sai em custos da clínica e, principalmente, saber quais são os consumos mais altos do negócio. Esse controle garante o equilíbrio financeiro, e permite compreender quais gastos são supérfluos e podem ser diminuídos. Além disso, a medida reduz o custo geral da clínica, já que ajuda a evitar atrasos de pagamentos e inadimplências.
3. Utilize ferramentas tecnológicas de gestão
O profissional da área da saúde costuma contar com um tempo escasso para realizar as tarefas administrativas e financeiras do seu negócio. Nesse sentido, as ferramentas tecnológicas direcionadas à gestão podem auxiliar nessa missão.
Além de automatizarem muitas atividades, esses softwares evitam falhas humanas, pois conseguem integrar todos os dados do sistema de modo mais eficaz. O mercado tecnológico oferece várias opções de aplicativos que facilitam o controle financeiro da clínica médica. Entre as várias funcionalidades dessas ferramentas digitais, temos: registro de transações, emissão de relatórios, criação de gráficos, controle de despesas e previsões de faturamento.
4. Separe as contas pessoais e as da clínica
Por mais que o profissional e a clínica estejam vinculados, é fundamental ter uma separação do ponto de vista financeiro. As contas pessoais e empresariais precisam estar separadas, e o caixa deve ser usado apenas para suprir os gastos da clínica.
Em negócios em que as contas pessoais e profissionais se misturam, fica difícil visualizar a situação financeira real e contabilizar as despesas e os lucros. É fundamental manter um bom controle, pois só assim o gestor poderá realizar capacitação e contratação de funcionários, divulgação do negócio e investimentos em infraestrutura.
5. Faça projeções e planejamentos
Toda empresa precisa contar com um planejamento financeiro bem estruturado, e isso inclui as clínicas médicas. É importante planejar as receitas e despesas esperadas para conseguir fazer projeções dos gastos e faturamentos a curto, médio e longo prazo.
Um bom método é estabelecer objetivos alcançáveis e observar o crescimento do negócio e, a partir daí, conseguir estimar o retorno dos investimentos. Realizar esses planejamentos e projeções é importante para conseguir uma gestão financeira de qualidade, pois evita um gasto excessivo caso a clínica tenha menos lucro em determinado mês. Ao projetar os gastos, o gestor consegue identificar as despesas esperadas para os meses seguintes e, assim, sabe como administrar e aplicar os recursos.
6. Contrate uma assessoria especializada
Ao colocar as dicas anteriores em prática já será possível gerir de forma eficiente a sua clínica. Contudo, alguns profissionais sentem a necessidade de contar com uma ajuda especializada.
O auxílio de um especialista em finanças médicas poderá proporcionar mais segurança em relação à contabilidade. Como o setor financeiro de uma empresa exige muita atenção e conhecimentos específicos sobre tributação e procedimentos, a presença de um profissional da área pode ajudar a manter o negócio regularizado e com o pagamento dos tributos em dia.
Uma assessoria especializada também facilita a gestão da clínica, evitando erros relacionados às declarações de pagamentos de impostos. Um contador não esquecerá de declarar algum pagamento efetuado para a Receita Federal, por exemplo.
Além disso, contar com uma ajuda especializada permitirá que o médico dedique mais tempo para realizar as atividades específicas de sua profissão. Também vale reservar um tempo para analisar os resultados junto ao contador, já que é uma forma de você acompanhar as atividades mesmo com a delegação dessa parte administrativa.
Esses são alguns pontos que ajudarão na gestão financeira da sua clínica. Seguindo nossas dicas, o processo ficará mais simples. Contudo, é importante ter em mente que investir em soluções integradas e diferenciadas faz a diferença na hora de analisar as finanças e planejar o futuro de sua empresa.
Por isso, é importante contar com o auxílio de uma instituição financeira caso a clínica passe por uma sobrecarga temporária. Dessa forma, o profissional poderá ter acesso a uma linha de crédito que permitirá passar por esse período de crise com mais tranquilidade, garantindo o pagamento de todas as contas em dia.
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